Política de Conflicto de Interés (Español)

1.0 Objetivo

Establecer pautas generales de actuación para los empleados, directivos, administradores y personas físicas o jurídicas que actúan bajo contrato de prestación de servicios con el Grupo Calvo, con el propósito de identificar, prevenir, detectar e informar de situaciones que puedan constituir conflictos de interés, sin perjuicio de las consultas específicas que puedan efectuarse el Comité de Ética por los miembros de los distintos grupos de interés.

2.0 Referência

Código de Ética
Política Anticorrupción

3.0 Alcance

Son sujetos obligados al cumplimiento de la presente política (en adelante, Destinatarios de la presente política o Destinatarios):

A- Todo el Personal del Grupo Calvo debe cumplir con las directrices y las reglas de esta política, independientemente de la posición que ocupe o el área geográfica en la que realice su trabajo. Personal del Grupo Calvo hace referencia en este documento a las siguientes personas:

Empleados y directivos de todas las sociedades del Grupo, independientemente de la modalidad del contrato que determina la relación laboral.
Estudiantes en prácticas, becarios.

B- Los candidatos finalistas en procesos de selección de personal.

Adicionalmente y mediante la correspondiente cláusula contractual anticorrupción, se solicitará a las personas físicas o jurídicas que actúen bajo contrato de prestación de servicios con el Grupo Calvo, (tales como consultores, agentes comerciales, distribuidores, asesores externos, entre otros), el seguimiento de los principios y pautas recogidos en el presente documento.

4.0 Responsabilidad

Es responsabilidad de la Auditoría Interna / Compliance, asegurar que las actividades descritas en esta Política sean ejecutadas.

Es responsabilidad del Comité de Cumplimiento y / o del Comité de Ética tomar conocimiento de todos los conflictos de intereses y las medidas disciplinarias apropiadas.

5.0 Descrición

5.1 Introducción

Uno de los principios sobre los que se ha construido el Código de Ética de Grupo Calvo es el principio de imparcialidad, que establece que todas las decisiones deben tomarse siempre en base a criterios objetivos.

Determinadas situaciones pueden generar (o dar la apariencia de generar) conflictos de interés para los colaboradores (directivos, empleados o subcontratados) o terceros, de modo que sus intereses personales entren o puedan entrar en colisión con los intereses de Grupo Calvo y se ponga en riesgo la imparcialidad en los procesos de decisión.

Si los colaboradores antes indicados actuasen motivados por la obtención de ventajas para ellos, para su ámbito privado o para terceros podrían incurrir en deslealtad o incluso (en determinados supuestos) en corrupción, tal y como establece la Política Anticorrupción del Grupo.

Con el propósito de desarrollar los apartados dedicados al Conflicto de Interés del Código Ético y de la Política Anticorrupción y de prevenir situaciones que pongan en riesgo la imparcialidad y defensa de los intereses de Calvo en los procesos de toma de decisión y de reforzar la transparencia de los mismos ante nuestros grupos de interés (directivos, empleados, clientes, consumidores, proveedores, competidores, accionistas y comunidades en las que operamos), Grupo Calvo ha desarrollado la presente política, que forma parte de la normativa interna del Grupo y es de obligado cumplimiento.

5.2 Definición de Conflictos de Interés

Situación en la que los intereses personales de los Destinatarios de la presente política (ver apartado 3), colisionan o pueden colisionar con los intereses del Grupo.

Se entiende por interés personal el propio de las personas sujetas a esta política, así como el de:

su cónyuge, pareja de hecho o persona con análoga relación de afectividad;
sus ascendientes, descendientes y hermanos, o los de su cónyuge.

Son algunos ejemplos de conflictos de interés:

Tener participaciones en, recibir o acordar algún tipo de retribución o ventaja de:
o sociedades de la competencia;
o sociedades con las que Grupo Calvo tiene o podría tener una relación contractual (como puede ser un cliente o un proveedor actual o potencial).
Familiares que ocupan puestos de dirección o tienen poder de influir en la gestión o toma de decisión en:
o sociedades de la competencia;
o proveedores o clientes actuales o potenciales de Grupo Calvo;
o organismos de la Administración Pública relacionados con la actividad del Grupo;
Relación familiar (por consanguineidad o afinidad) o de afectividad con el director, supervisor, responsable directo del área u otra persona con poder de decisión en las evaluaciones o retribuciones de colaboradores de Grupo Calvo.

Un conflicto de interés no constituye por sí mismo en todos los casos un acto de corrupción contemplado en la Política Anticorrupción, pero puede derivar en corrupción si el Personal del Grupo Calvo o los terceros que actúan en nombre del Grupo, incumplen los deberes que tienen asignados, motivados por la obtención de ventajas para ellos, para su ámbito privado o para terceros. Las ventajas pueden consistir en privilegios, contrataciones o beneficios indebidos, entre otros.

5.3 Pautas Principales

Tal y como establece el Código de Ética Empresarial de Grupo Calvo, nuestras actividades deben basarse en todo momento en los principios de integridad, legalidad, imparcialidad, transparencia y respeto a las personas.
Grupo Calvo rechaza toda forma de corrupción o abuso de su posición para obtener un beneficio personal, ya sea en el sector público o en el sector privado.
Grupo Calvo respeta la participación de los Destinatarios de esta política en otras actividades empresariales, siempre que la relación contractual lo permita y siempre que no originen posibles conflictos de interés con sus responsabilidades como colaboradores del Grupo Calvo.
Los Destinatarios de la presente política no buscarán, en ningún caso, beneficio propio o de terceros a través del uso indebido de su posición o contactos en Grupo Calvo.
Los Destinatarios evitarán cualquier conflicto de interés que pueda anteponer las prioridades personales a las de Grupo Calvo, debiendo abstenerse de intervenir en procesos o influir en la toma de decisiones en las que tuvieran un interés personal, directo o indirecto.
Las relaciones personales en el trabajo no deben influir en la capacidad para actuar en el mejor interés de Grupo Calvo y no deben afectar a ninguna relación profesional. Las decisiones laborales deben basarse siempre en las calificaciones, el desempeño, las habilidades y la experiencia.
Los Destinatarios de la presente política que se encuentren ante una situación que pueda dar lugar o haya dado lugar a un conflicto de interés, deberá comunicarlo tan pronto conozca dicha situación a su superior inmediato y al Auditor Interno/Responsable de Cumplimiento, a través del canal de denuncias y consultas. Ello incluye las situaciones sobrevenidas (por ejemplo, cuando un colaborador comienza una relación personal con un Destinatario de esta política que pueda afectar a la objetividad de sus decisiones).
La Dirección de Responsabilidad Social Corporativa y/o el Auditor Interno/Responsable de Cumplimiento, elevará el caso al Comité de Ética y/o Comité de Cumplimiento, para que pueda resolver la situación de manera justa y transparente.
Un conflicto de interés no tiene por qué suponer una cancelación inmediata de la operación o el proceso de toma de decisión que se vaya a iniciar o esté en curso, pero sí exige una comunicación previa y puntual para que la compañía pueda evaluar los riesgos, establecer las medidas oportunas y evitar afectar a la imparcialidad del proceso. Estas medidas, pueden consistir, a título de ejemplo, en:
o Una autorización expresa del Comité de Ética para continuar con la operación.
o El establecimiento de restricciones de forma que la persona que tiene el conflicto no participe en todo o en parte del proceso.
o En caso de que no fuese posible el establecimiento de medidas preventivas o estas no fuesen suficientes para garantizar la imparcialidad del proceso, entonces el Comité de Ética podrá solicitar la cancelación o no continuidad de la operación.
Además de la obligación de comunicación inmediata en caso de conflicto de interés, el Personal de Grupo Calvo que se encuentre en alguna de las situaciones mencionadas a continuación, deberá completar anualmente la declaración de conflicto de interés adjunta en el Anexo I.
Situaciones que exigen presentar la declaración anual de conflictos de interés:
o Ser apoderado de alguna de las sociedades.
o Ser miembros del Comité de Dirección de cualquiera de las Divisiones. o Reportar directamente al Director del país.
o Tener autoridad para decidir sobre el presupuesto asignado.
o Ser empleados de los siguientes departamentos:
- Compras.
- Dirección de planta.
- Asesoría Jurídica.
- Auditoría Interna y Cumplimiento.
- Gerente de Compras Estratégicas.
- Comercial (nacional e internacional).
- Flota, con poder de negociación. (Único en la España)
- Secretaría de Dirección.
El Personal del Grupo que, en función de los criterios anteriores tenga la obligación de cumplimentar la declaración de conflicto de interés, la remitirá firmada al Auditor Interno/Responsable de Cumplimiento, en el plazo previamente establecido. El empleado de Recursos Humanos que gestione el proceso de selección será el responsable de recabar la declaración de los candidatos, que será archivada junto con el expediente del trabajador. En el caso de personas físicas o jurídicas que actúen bajo contrato de prestación de servicios con Grupo Calvo, la declaración será recabada como requisito previo a la firma del contrato y archivada adjunta al contrato.
El Auditor Interno/Responsable de Cumplimiento será el responsable de analizar cualquier conflicto de interés informado en las declaraciones y que no haya sido comunicado hasta el momento, para su análisis por el Comité de Ética.
El Auditor Interno/Responsable de Cumplimiento, será el encargado de mantener un registro y archivo de todas las comunicaciones de conflicto de interés elevadas al Comité de Ética del Grupo y/o Comité de Cumplimiento, así como evidencia de su resolución por el Comité correspondiente.
El incumplimiento de las pautas establecidas en este documento dará lugar al inicio de una investigación por Grupo Calvo. Como resultado de la investigación, podría producirse:
o El cese inmediato temporal o definitivo de la participación de la persona con conflicto en el proceso o actividad.
o La implantación de controles para la prevención o detección de cualquier irregularidad.
o El inicio de medidas disciplinarias o sanciones oportunas, incluida la terminación de contrato, con independencia de las acciones legales que puedan proceder.

5.4 Dudas y Consultas

En caso de dudas los destinatarios de esta política pueden plantear su consulta con carácter previo a la ejecución del acto o contrato que genere tal duda al Auditor Interno/ Responsable de Cumplimiento a través del canal de ética de Gomes da Costa.

5.5 Sospechas del Descumplimiento

Cualquier indicio o certeza de existencia de procesos o acciones que incumplan las pautas establecidas en esta política, deben ser comunicadas inmediatamente al Auditor Interno/Responsable de Cumplimiento a través del canal de ética de Gomes da Costa.

5.6 Actualización, Aprobación y Entrada em vigor

La presenta política fue aprobada por el Comité de Cumplimiento de Grupo Calvo con fecha 29 de noviembre de 2018 y entró en vigor el 02 de abril de 2019.
Esta política, aplicable a todo el Grupo Calvo, puede desarrollarse a nivel país o División para completar requisitos o exigencias locales. Todos los desarrollos del documento deberán ser más restrictivos que la presente política.
Todos los desarrollos locales o actualizaciones de presente política deben estar aprobados por el Comité de Cumplimiento de Grupo Calvo.