Política de Conflito de Interesse (Português)

1.0 OBJETIVO

Estabelecer pautas gerais de atuação para funcionários, diretores, administradores e pessoas físicas ou jurídicas que atuam sob contrato de prestação de serviços com o Grupo Calvo, a fim de identificar, prevenir, detectar e informar situações que possam constituir conflitos de interesse, sem prejuízo das consultas específicas que possam ser efetuadas para o Comitê de Ética pelos membros dos diferentes grupos de interesse.

2.0 REFERÊNCIA

Código de Ética
Política Anticorrupção

3.0 APLICAÇÃO

As seguintes pessoas estão obrigadas ao cumprimento da presente política (doravante, Destinatários da presente Política):

A- Todo o pessoal do Grupo Calvo deve cumprir as diretrizes e as regras desta política, independentemente da posição que ocupa ou da região geográfica em que realiza seu trabalho.
Pessoal do Grupo Calvo se refere neste documento às seguintes pessoas:

Funcionários e diretores de todas as empresas do Grupo, independentemente da modalidade do contrato que determina a relação trabalhista.
Estagiários, bolsistas.

B- Candidatos finalistas em processos seletivos.

C – Adicionalmente e mediante a correspondente cláusula contratual anticorrupção, será solicitado às pessoas
físicas ou jurídicas que atuam segundo contrato de prestação de serviço com o Grupo Calvo (como consultores, agentes comerciais, distribuidores, assessores externos, entre outros), o seguimento dos princípios e das pautas reunidas no presente documento.

4.0 RESPONSABILIDADES

É de responsabilidade da Auditoria Interna/Compliance, assegurar que as atividades descritas nesta Política sejam executadas.

É de responsabilidade do Comitê de Compliance e ou Comitê de Ética tomar conhecimento de todos os conflitos de interesses e as medidas disciplinares cabíveis.

5.0 DESCRIÇÃO

5.1 Introdução

Um dos princípios sobre os quais o Código de Ética do Grupo Calvo foi construído é o da imparcialidade, que estabelece que todas as decisões devem sempre ser tomadas com base em critérios objetivos.

Determinadas situações podem gerar (ou parecer gerar) conflitos de interesse para os colaboradores (diretores, funcionários ou subcontratados) ou terceiros, de modo que seus interesses pessoais entrem ou possam entrar em conflito com os interesses do Grupo Calvo e seja posta em risco a imparcialidade nos processos de decisão.

Se os colaboradores acima mencionados atuarem motivados pela obtenção de vantagens para si, para seu âmbito privado ou para terceiros poderão incorrer em deslealdade ou até mesmo (em certos casos) em corrupção, conforme estabelecido na Política Anticorrupção do Grupo.

Com o objetivo de desenvolver os itens referentes ao Conflito de Interesse do Código Ético e da Política Anticorrupção, de prevenir situações que ponham em risco a imparcialidade e a defesa dos interesses do Grupo Calvo nos processos de tomada de decisão e de reforçar a transparência dos mesmos perante nossos grupos de interesse (diretores, funcionários, clientes, consumidores, fornecedores, concorrentes, acionistas e comunidades nas quais atuamos), o Grupo Calvo desenvolveu a presente política, que forma parte da normativa interna do Grupo e tem cumprimento obrigatório.

5.2 Definição de Conflito de Interesse

Situação em que os interesses pessoais dos Destinatários da presente Política (ver item 5.3), colidem ou possam colidir com os interesses do Grupo.
Entende-se por interesse pessoal o próprio interesse das pessoas sujeitas a esta política, assim como de:

Seu cônjuge, companheiro de união estável ou pessoa com relação análoga de afetividade;
Seus ascendentes, descendentes e irmãos, ou os de seu cônjuge.

São alguns exemplos de conflitos de interesse:

Ter participações em, receber ou acordar algum tipo de retribuição ou vantagem de:
o Empresas da concorrência;
o Empresas com as que o Grupo Calvo tem ou poderia ter uma relação contratual (que pode ser um cliente ou um fornecedor atual ou potencial).
Familiares que ocupam cargos de direção ou têm poder de influir na gestão ou tomada de decisão em:
o Empresas da concorrência;
o Fornecedores ou clientes atuais ou potenciais do Grupo Calvo;
o Órgãos públicos relacionados à atividade do Grupo.
Relação familiar (por consanguinidade ou afinidade) ou de afetividade com diretor, supervisor, responsável direto da área ou outra pessoa com poder de decisão nas avaliações ou retribuições de colaboradores do Grupo Calvo.

Um conflito de interesse não constitui por si só em todos os casos um ato de corrupção contemplado na Política Anticorrupção, porém, pode derivar em corrupção se o Pessoal do Grupo Calvo ou terceiros que atuam em nome do Grupo descumprirem os deveres a eles atribuídos, motivados pela obtenção de vantagens para si próprios, para seu âmbito privado ou para terceiros. As vantagens podem consistir em privilégios, contratações ou benefícios indevidos, entre outros.

5.3 Pautas Principais

Conforme estabelecido no Código de Ética Empresarial do Grupo Calvo, nossas atividades devem se basear em todo momento nos princípios de integridade, legalidade, imparcialidade, transparência e respeito às pessoas.
O Grupo Calvo repudia toda forma de corrupção ou abuso de sua posição para obter benefício pessoal, seja no setor público ou no setor privado.
O Grupo Calvo respeita a participação dos Destinatários desta política em outras atividades empresariais, sempre que a relação contratual permitir e sempre que não originar possíveis conflitos de interesse com suas responsabilidades como colaboradores do Grupo Calvo.
Os Destinatários da presente Política não deverão buscar, em hipótese alguma, benefício próprio ou de terceiros por meio do uso indevido de sua posição ou contatos no Grupo Calvo.
Os Destinatários deverão evitar qualquer conflito de interesse que possa colocar as prioridades pessoais à frente das do Grupo Calvo, devendo abster-se de intervir em processos ou influir na tomada de decisões em que tenham um interesse pessoal, direto ou indireto.
As relações pessoais no trabalho não devem influir na capacidade de atuar no melhor interesse do Grupo Calvo e não devem afetar nenhuma relação profissional. As decisões de trabalho devem sempre se basear nas qualificações, no desempenho, nas habilidades e na experiência.
Os Destinatários da presente Política que se encontrarem frente a uma situação que possa dar lugar ou tenha dado lugar a um conflito de interesse, deverá comunicá-la, tão logo venha a ter conhecimento de tal situação, a seu superior imediato e ao Auditor Interno/Responsável pelo Compliance, por meio do canal de denúncias e consultas. Isso inclui situações que venham a ocorrer (por exemplo, quando um colaborador começa uma relação pessoal com um Destinatário desta política que possa afetar a objetividade de suas decisões).
A Diretoria de Responsabilidade Social Corporativa e/ou o Auditor Interno/Responsável pela Conformidade levará o caso ao Comitê de Ética e/ou Comitê de Conformidade (também chamado Comitê de Compliance), para que possa resolver a situação de maneira justa e transparente.
Um conflito de interesse não pressupõe o cancelamento imediato da operação ou do processo de tomada de decisão que será iniciado ou estiver em curso, mas exige uma comunicação prévia e pontual para que a empresa possa avaliar os riscos, estabelecer as medidas oportunas e evitar afetar a imparcialidade do processo. Essas medidas, podem consistir, a título de exemplo, em:

o Autorização expressa do Comitê de Ética para continuar com a operação;
o Estabelecimento de restrições de forma que a pessoa que tenha o conflito não participe em todo ou em parte do processo;
o Caso não seja possível estabelecer medidas preventivas ou estas não forem suficientes para garantir a imparcialidade do processo, então o Comitê de Ética poderá solicitar o cancelamento ou não continuidade da operação.
Além da obrigação de comunicação imediata em caso de conflito de interesse, o Pessoal do Grupo Calvo que estiver em alguma das situações mencionadas a seguir, deverá preencher anualmente a declaração de conflito de interesse incluída no Anexo I.
Situações que exigem a apresentação da declaração anual de conflitos de interesse:
o Ser procurador de alguma das empresas.
o Ser membro do Comitê de Direção de qualquer uma das divisões. o Reportar-se diretamente ao diretor do país.
o Ter autoridade para decidir sobre o orçamento alocado.
o Ser funcionário dos seguintes departamentos:
– Compras
-Direção de Planta
-Assessoria Jurídica
-Auditoria Interna e Compliance
-Gerente de Compras Estratégicas
-Comercial (nacional e internacional)
-Frota, com poder de negociação (Somente Divisão Europa)
-Secretaria de Diretoria
O Pessoal do Grupo que, em função dos critérios anteriores, tiver a obrigação de apresentar a declaração de conflito de interesse, deverá enviá-la assinada para o Auditor Interno/Responsável pelo Compliance, no prazo previamente estabelecido. O funcionário de Recursos Humanos que gerencia o processo seletivo será o responsável por coletar a declaração dos candidatos, que será arquivada junto com o prontuário do trabalhador. No caso de pessoas físicas ou jurídicas que atuem sob contrato de prestação de serviços com Grupo Calvo, a declaração será coletada como requisito prévio à assinatura do contrato e será arquivada junto ao contrato.
O Auditor Interno/Responsável por Compliance será o responsável por analisar qualquer conflito de interesse informado nas declarações e que não tenha sido comunicado até o momento, para a análise do Comitê de Ética.
O Auditor Interno/Responsável por Compliance será o encarregado de manter registro e arquivo de todas as comunicações de conflito de interesse levadas ao Comitê de Ética do Grupo e/ou Comitê de Compliance assim como evidência de sua resolução pelo Comitê correspondente.
O descumprimento das pautas estabelecidas neste documento implicará no início de uma investigação por parte do Grupo Calvo. Como resultado da investigação, o seguinte poderá ocorrer:
o Interrupção temporária ou definitiva da participação da pessoa com conflito no processo ou atividade.
o Implantação de controles para a prevenção ou detecção de qualquer irregularidade.
o Início de medidas disciplinares ou sanções oportunas, incluindo o término do contrato, sem prejuízo das ações legais que possam ser iniciadas.

5.4 Dúvidas

Em caso de dúvidas, os Destinatários desta política podem solicitar consulta com caráter prévio à execução do ato ou contrato que venha a gerar tal dúvida ao Auditor Interno/ Responsável por Compliance por meio do Canal de Ética da Gomes da Costa pertencente ao Grupo Calvo.

5.5 Suspeitas de Descumprimento

Qualquer indício ou certeza da existência de processos ou ações que estiverem descumprindo as pautas estabelecidas nesta política deve ser comunicado imediatamente ao Auditor Interno/Responsável por Compliance por meio do Canal de Ética do Grupo Calvo.

5.6 Atualização, Aprovação e Entrada em vigor

A presente política foi aprovada pelo Comitê de Compliance do Grupo Calvo em 29 de novembro de 2018 e entrou em vigor em 2 de abril de 2019.
Esta política, aplicável a todo o Grupo Calvo, pode ser desenvolvida a nível nacional ou divisional a fim de cumprir requisitos ou exigências locais. Todos os desenvolvimentos do documento deverão ser mais restritivos que a presente política.
Todos os desenvolvimentos locais ou atualizações do presente política devem ser aprovados pelo Comitê de Compliance do Grupo Calvo.